מתי כדאי לשכור מנהל פרויקט, ובאיזה שלב?

מאת אמיר פילו, עו"ד, פילו ניהול פרויקטים

רוב בעלי הבית ששוכרים מנהל פרויקט עונים נכון על שאלת ה"האם", וטועים בשאלת ה"מתי". הם מכניסים ניהול מאוחר, אחרי שהתוכניות גמורות, לפעמים רק כשהצרות כבר התחילו, ואז תוהים מדוע זה השיג פחות ממה שציפו.

שכר הטרחה דומה פחות או יותר בכל שלב. הערך לא. הוא הגבוה ביותר ממש בהתחלה, ופוחת עם כל שלב שעובר, בדיוק בסדר ההפוך לזה שבו רוב האנשים מוכנים לשלם עליו.

לפני האדריכל: הרגע בעל הערך הגבוה ביותר, וגם המדולג ביותר

זה השלב שבעלי בית כמעט תמיד פוסחים עליו, והוא זה שבו הניהול מחזיר את עלותו פי כמה.

לפני שמשרטטים קו אחד, קומץ החלטות קובעות בשקט את צורתו של כל מה שיבוא אחר כך. בכמה אפשר באמת לבנות את זה. האם התקציב שיש לכם בראש קשור בכלל לבית שיש לכם בראש. איזה אדריכל ואילו יועצים מתאימים לפרויקט הזה. מנהל שמובא כאן מעגן את הפרויקט במציאות עוד לפני שמישהו התחייב למשהו, וזה המקום הזול והכואב פחות לגלות בו ששני דברים לא מתחברים.

במהלך התכנון: לשמור על תוכנית שניתן לבנות

אם אתם מכניסים מנהל בשלב התכנון, עדיין יש הרבה מה להרוויח.

המנהל מתאם בין האדריכל ליועצים, שומר על תוכניות שלמות ועקביות, מוודא שמה שמתוכנן ניתן לבנייה בתוך התקציב ולא רק להערצה על הנייר, ומכין את הפרויקט כראוי למכרז. בעיה שנתפסת על הנייר כאן עולה מייל אחד. אותה בעיה שמתגלה בשטח עולה הרבה יותר, ובדרך כלל גם כמה שיחות טלפון לא נעימות.

לפני חתימה עם הקבלן: להגן על העסקה

גם כשהתכנון כבר הסתיים, הרגע שלפני בחירת הקבלן והחתימה מולו הוא נקודת כניסה קריטית.

כאן עורכים את המכרזים, משווים הצעות על בסיס שווה, מנהלים את המשא ומתן, ובוחנים את ההסכם לפני שמחויבים לו. הקבלן שתבחרו והתנאים שתקבלו ינהלו את כל הבנייה. להיכנס לזה בלי ניהול הוא המקום הנפוץ ביותר שבו פרויקטים פרטיים מאבדים בשקט את השליטה על התקציב.

במהלך הביצוע: עדיין שימושי, אבל אתם כבר מגנים על מה שנשאר

אפשר להכניס מנהל גם אחרי שהבנייה החלה, ובפרויקט שכבר מחליק זו לא פעם ההחלטה הנכונה. פיקוח, בקרת תקציב מול התקדמות אמיתית ובדיקת חשבונות הקבלן ממשיכים להגן עליכם.

אבל בשלב הזה מסגרת התקציב כבר נעולה, הצוות נבחר והחוזים נחתמו. המנהל מגן עכשיו על מה שנשאר במקום לעצב את מה שיכול היה להיות. הערך אמיתי. הוא גם חלק קטן ממה שהיה בהתחלה.

אחרי שהצרות מתחילות: זו הצלה, והצלה מתומחרת בהתאם

הרגע היקר ביותר לשכור מנהל פרויקט הוא זה שבו רוב בעלי הבית עושים זאת בפועל: אחרי שמשהו השתבש. התקציב חרג, לוח הזמנים נשמט, מחלוקת עם הקבלן פתוחה.

מנהל מיומן עדיין יכול לייצב את המצב. אבל זה כבר לא ניהול, זו הצלה, והצלה תמיד יקרה ממניעה, בכסף ובעצבים.

הכלל, בפשטות

ככל שתכניסו ניהול מקצועי מוקדם יותר, כך הוא יכול לעשות יותר וחוסך יותר. אם אתם ממש בהתחלה, אוחזים לא הרבה מעבר לרעיון ולמגרש, זה לא מוקדם מדי. זה בדיוק בזמן.